Trello와 Notion 비교 및 나에게 맞는 선택법

재택근무와 원격 협업이 일상이 되면서 다양한 협업툴이 등장하고 있습니다. 그중에서도 Trello와 Notion은 업무 생산성을 높이는 대표적인 도구로 꼽힙니다. 하지만 두 툴의 구조는 다르며 장점과 단점도 분명하게 나뉩니다. 이 글에서는 두 도구의 기능을 비교하고, 어떤 상황에서 어떤 도구를 선택하면 좋을지 판단할 수 있도록 도와드리겠습니다.

협업툴이 필요한 이유와 사용의 중요성

최근 비대면 중심의 업무 환경이 확대되면서 협업의 구조가 변화하고 있습니다. 기존에는 대면 회의와 이메일을 중심으로 업무를 진행하던 조직들이 이제는 실시간 커뮤니케이션과 시각화된 프로젝트 관리를 중시하게 되었습니다. 이러한 변화에 따라 Trello와 Notion 같은 협업툴이 각광받고 있습니다. 협업툴은 업무의 흐름을 시각화하고 자료를 공유하며 구성원 간의 협업을 자연스럽게 연결해 주는 역할을 합니다. 특히 스타트업과 소규모 팀에서는 효율적인 자원 배분과 빠른 의사소통이 중요한 만큼 이들 도구의 활용도가 높아지고 있습니다. Trello는 카드 기반의 프로젝트 관리에 최적화된 도구로 일정 관리와 업무 분담을 직관적으로 구성할 수 있습니다. 반면 Notion은 올인원 워크스페이스라는 이름답게 문서, 데이터베이스, 캘린더, 프로젝트 관리 등 다기능을 하나의 플랫폼에서 제공하는 장점이 있습니다. 많은 사용자는 이 두 도구를 혼합하거나 비교하면서 어떤 도구가 자신의 업무 방식에 더 적합한지 고민합니다. 협업툴을 선택할 때 중요한 것은 단순한 기능의 다양성이 아니라 얼마나 쉽게 적응하고 일상에 녹일 수 있는지 여부입니다. 팀 규모, 업무의 복잡성, 구성원의 IT 이해도, 커뮤니케이션 방식 등 여러 요소를 고려하여 자신에게 가장 적합한 협업 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

Trello와 Notion의 구조와 기능 비교

Trello는 칸반보드 방식의 시각적 프로젝트 관리 도구입니다. 사용자는 보드 위에 리스트를 만들고 각 리스트 안에 카드를 추가하여 업무를 구성합니다. 각 카드는 작업 단위로 사용되며 담당자 지정, 마감일 설정, 체크리스트, 댓글 기능 등을 통해 세부 작업을 관리할 수 있습니다. Trello의 가장 큰 장점은 시각적인 단순함과 직관성입니다. 사용자는 프로젝트의 흐름을 한눈에 확인할 수 있고, 카드의 이동을 통해 작업 상태를 손쉽게 업데이트할 수 있습니다. 특히 여러 프로젝트를 동시에 관리할 때 유용하며 협업 시에도 각 구성원의 작업 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있습니다. 반면 Notion은 텍스트 중심의 유연한 문서 도구이자 다기능 협업툴입니다. 페이지 기반의 구조를 갖고 있으며 사용자는 하나의 페이지 안에 텍스트, 표, 이미지, 체크리스트, 코드, 데이터베이스 등을 삽입할 수 있습니다. Notion은 단순한 프로젝트 관리뿐만 아니라 문서 작성, 아이디어 정리, 회의록 공유, 사내 위키 구축 등 다양한 용도로 활용할 수 있습니다. Notion의 핵심은 유연성과 확장성입니다. 사용자는 자유롭게 페이지를 구성하고 템플릿을 활용해 일관된 업무 시스템을 구축할 수 있습니다. 특히 데이터베이스 기능을 통해 다양한 정보를 필터링하고 정렬하며 다른 페이지와 연동할 수 있는 강력한 구조를 갖추고 있습니다. Trello는 협업에 초점이 맞춰진 툴이며 프로젝트 흐름을 시각화하는 데 강점을 가집니다. Notion은 정보의 통합과 문서화, 커스터마이징에 강점을 가지며 개인 또는 팀의 다양한 용도에 맞춰 조정이 가능합니다. 단순한 업무 분배와 체크 중심의 관리가 필요한 경우에는 Trello가 유리하며, 여러 형태의 정보를 정리하고 문서 기반으로 팀 지식을 구축하고자 한다면 Notion이 적합합니다. 또한 Trello는 다양한 외부 서비스와의 연동을 위한 파워업 기능을 통해 기능을 확장할 수 있으며, Notion은 기본 기능 내에서 상당히 많은 커스터마이징이 가능하다는 차이도 존재합니다. 사용자의 숙련도에 따라 두 도구의 사용 편의성이 달라질 수 있으므로 사용 목적과 구성원의 디지털 환경에 맞춰 선택하는 것이 필요합니다.

나에게 맞는 협업툴 선택법과 활용 전략

협업툴을 선택할 때 가장 중요한 기준은 팀의 실제 업무 흐름과 맞는지 여부입니다. Trello와 Notion 모두 강력한 도구이지만 성격이 다르기 때문에 그에 맞는 적용 전략이 필요합니다. Trello는 단계별 작업 흐름이 뚜렷한 업무 구조에서 특히 효과적입니다. 예를 들어 ‘기획’, ‘진행 중’, ‘완료’와 같은 명확한 작업 단계를 설정하고 이를 카드 형태로 관리하는 프로젝트에서 매우 효율적으로 작동합니다. 스타트업처럼 빠르게 반복되는 업무 프로세스에서는 간결한 구조와 실시간 보드 시각화 기능이 큰 장점이 됩니다. 반면 Notion은 텍스트 기반의 자료 정리와 융합에 강점이 있어 다양한 업무 유형을 통합하여 하나의 워크스페이스로 구성하고자 할 때 유리합니다. Notion은 특히 팀 내 지식 공유가 중요한 조직에 적합합니다. 회의록, 업무 매뉴얼, 브레인스토밍 자료 등을 페이지 단위로 정리하고 구성원들과 공유하며 협업할 수 있기 때문입니다. 선택 기준으로는 사용자의 디지털 도구 경험, 업무의 복잡성, 협업 빈도, 기록의 중요도 등을 고려해야 합니다. 예를 들어 프로젝트 중심의 팀이라면 Trello를 메인으로 활용하고, 문서화와 데이터 관리가 필요한 팀이라면 Notion이 더 적합합니다. 또한 두 도구를 병행 활용하는 전략도 가능합니다. 예를 들어 프로젝트 흐름은 Trello에서 관리하고, 프로젝트와 관련된 문서 및 회의록은 Notion에 정리하는 식입니다. 협업툴은 도입 이후의 운영 방식도 중요합니다. 도입 전 충분한 테스트와 팀원 교육이 이루어져야 하며, 업무 스타일에 맞게 템플릿을 만들어 사용하는 것도 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다. 특히 리더는 구성원들이 도구를 이해하고 적극적으로 활용할 수 있도록 사용법을 공유하고 지속적인 피드백을 통해 도구 활용 문화를 조성해야 합니다. 사용 초기에는 템플릿을 기반으로 작업을 시작하고, 점차 팀의 상황에 맞게 커스터마이징 하며 실무에 적합한 구조를 만드는 것이 이상적입니다. 최적의 협업툴은 팀원 모두가 불편 없이 사용할 수 있어야 하며, 실제로 업무에 적용되었을 때 효율성과 생산성이 눈에 띄게 향상되는 것이어야 합니다.

협업툴은 ‘무엇을 쓸까’보다 ‘어떻게 쓸까’가 중요합니다

Trello와 Notion은 각각 다른 강점을 가진 협업툴입니다. Trello는 시각적인 프로젝트 흐름 관리에 강하고, Notion은 문서 기반의 통합 워크스페이스로서 강력한 확장성을 자랑합니다. 사용자는 자신의 업무 스타일과 팀의 구조를 고려하여 어떤 도구가 더 적합한지 판단해야 하며, 경우에 따라 두 도구를 함께 활용하는 것도 좋은 전략이 될 수 있습니다. 중요한 것은 도구 그 자체보다 사용 방식에 있습니다. 아무리 좋은 도구라도 제대로 사용하지 않으면 그 가치는 반감될 수밖에 없습니다. 협업툴을 도입할 때는 구성원의 참여와 이해, 그리고 이를 뒷받침하는 협업 문화가 반드시 필요합니다. 본인의 업무 스타일과 팀의 성격을 정확히 파악하고 도구를 유연하게 활용하는 태도가 협업툴 선택의 핵심입니다. Trello와 Notion 중 어떤 선택을 하든, 그 도구를 어떻게 활용하느냐에 따라 협업의 질과 업무 생산성은 확실히 달라질 수 있습니다. 오늘부터라도 자신의 업무 방식에 맞는 협업툴을 직접 사용해 보고 비교해 보시기 바랍니다.